Dernek, spor salonu, kurs, bakım sözleşmesi
CanlıAbonelik & Tahsilat
Aidat, üyelik, taksit ve bakım sözleşmesi gibi tekrarlayan ücretler tek yerde: kim ne kadar borçlu, ne kadar ödedi, banka ekstresindeki havale hangi borca ait.
Abonelik & Tahsilat, düzenli tekrarlanan ücretlerin takip ürünüdür. Önce plan tanımlarsın (ör. aylık aidat); üyeleri ya da müşterileri abone olarak eklersin ya da Excel’den aktarırsın; her aboneye abonelik açarsın. Dönem geldikçe borçlar taslak olarak hazırlanır, sen onaylayınca kesinleşir. Ödemeyi elle işlersin ya da banka ekstresini yüklersin; havaleler aboneye özel ödeme referansıyla borçlarla eşleşir. Abone, kendisine ilettiğin bağlantıyla borcunu görür. Çevrimiçi kart ödemesi yoktur: ödeme havale, nakit ya da POS ile yapılır, sen kaydedersin.
Hesabın Abonelik & Tahsilat ile açılır. 15 gün açık kalır, kredi kartı gerekmez.
Nasıl çalışır
- 01
Plan ve aboneleri tanımla
Haftalık, aylık ya da yıllık bir plan yaz; aboneleri tek tek ekle, Excel’den ya da CRM müşterilerinden aktar.
- 02
Abonelik aç, dönem borcunu onayla
Dönem borçları taslak hazırlanır; kontrol edip onaylayınca kesinleşir ve abonenin bakiyesine yazılır.
- 03
Tahsilatı işle
Nakit, havale ya da POS tahsilatını elle gir ya da banka ekstresini yükle; havaleler ödeme referansıyla borçlarla eşleşir.
- 04
Gecikenlere ulaş, aboneye bağlantı ver
Hatırlatma listesinden WhatsApp’ı aç ya da e-posta gönder; abone portal bağlantısıyla borcunu ve ödeme bilgisini görür.
Kimler için
- Dernekler, kulüpler ve siteler (aidat)
- Spor salonları ve PT stüdyoları
- Kurslar, kreşler ve özel okullar (taksit)
- Bakım ve hizmet sözleşmesi satan işletmeler
Örnek
Bir kültür derneği
Örnek bir akıştır; gerçek bir işletmeyi anlatmaz.
- 1. gün
Dernek yöneticisi “Aylık üye aidatı” ve “Öğrenci üye aidatı” planlarını yazar, banka hesabını (IBAN) ekler ve üye listesini Excel’den aktarır.
- Ayın 27’si
Gelecek ayın aidat borçları taslak olarak hazırlanır. Yönetici listeye bakar, bir üyenin aboneliğini dondurur ve kalanını onaylar.
- Ayın 5’i
Bir üye aidatını kasada nakit öder; yönetici tahsilatı girer ve numaralı makbuzu yazdırır. Diğer üyeler havale yapar.
- Ayın 8’i
Yönetici banka ekstresini yükler. Açıklamasında ödeme referansı yazan havaleler üyelerin borçlarıyla eşleşir; yönetici onaylar, eşleşmeyenleri elle bağlar.
- Ayın 10’u
Hâlâ ödemeyenler hatırlatma listesinde görünür. Yönetici her biri için WhatsApp’ı açar, mesajı kendi telefonundan gönderir; üye portal bağlantısından borcunu ve ödeme referansını görür.
Bugün canlı olanlar
Plan, abone ve abonelik
- Plan: ad, fiyat, haftalık / aylık / yıllık dönem, vade günü, kurulum ücreti; fiyat KDV dahil girilir
- Abone kartı: kişi ya da işletme; bir ödeyenin birden çok aboneliği olabilir, tek referans ve tek bakiye
- Aboneleri Excel / CSV’den ya da CRM müşterilerinden aktar
- Abonelik: başlat, dondur, devam ettir, dönem sonunda iptal et, planı değiştir, yeniden başlat
- Plan ya da fiyat değişikliği sonraki dönemden geçerli olur; geçmiş borçlar eski fiyatla kalır
- Abone ve plan silinmez: arşivlenir; kişisel veri istenirse abone anonimleştirilir, mali kayıtlar kalır
Dönem borcu
- Borçlar dönem gelmeden önce (kaç gün önce olacağı ayarda) otomatik taslak hazırlanır
- Varsayılan: taslak + yönetici onayı; istersen ayardan doğrudan kesinleşmeye geçersin
- Önizleme: onaylamadan önce hangi aboneye ne kadar borç yazılacağını gör
- Tek seferlik borç (ör. gecikme bedeli) ve açılış bakiyesi elle yazılır; borçtan gerekçeyle vazgeçilebilir
- Dondurulan dönemler borçlandırılmaz; sonradan eklenen aboneliğin geçmiş dönemleri tek tıkla yazılır
Tahsilat ve makbuz
- Elle tahsilat: nakit, havale, POS ya da diğer; bir tahsilat birden çok borcu kapatır
- Fazla ödeme avans olarak kalır ve sonraki borçlara kendiliğinden sayılır
- Numaralı makbuz, yazdırılabilir; iptal edilen tahsilat makbuzda İPTAL olarak görünür
- Abone ekstresi: borç, tahsilat ve bakiye; tutarlar KDV dahildir
- Birden çok hesap ve para birimi (TRY, AZN, GBP, EUR, USD, AED); para birimleri ayrı izlenir
Banka ekstresi eşleme
- Ekstreyi Excel, CSV ya da MT940 olarak yükle; otomatik banka bağlantısı yoktur
- Her aboneye özel ödeme referansı; havale açıklamasındaki referans ödeyeni bulur
- Eşleşme önerisini sen onaylarsın; eşleşmeyen satırı elle bağla ya da yok say
- Daha önce işlenen satır ikinci kez işlenmez
Hatırlatma ve abone portalı
- Hatırlatma listesi: ödemesi geciken ya da vadesi yaklaşan aboneler
- Her abone için üç yol: WhatsApp’ı aç (mesajı kendi telefonundan sen gönderirsin), metni kopyala, tek kişiye e-posta gönder
- Hatırlatma metin şablonları düzenlenir; göndermeden önizlenir
- Abone portalı: parolasız bağlantı; abone borcunu, açık borçlarını, son hareketlerini, IBAN’ı ve ödeme referansını görür; Türkçe, İngilizce, Azerbaycanca
- Bağlantı abone başına tek ve süreli; istediğin an yenilersin ya da iptal edersin; istersen telefonun son 4 hanesi sorulur
- Abone portaldan hatırlatma almak istemediğini bildirebilir
Raporlar ve yetkiler
- Ana sayfa: bu ay borçlandırılan, tahsil edilen, tahsilat oranı, vadesi geçenler, önümüzdeki 7 günün vadeleri
- Raporlar: aylık yinelenen gelir (MRR), tahsilat oranı, yaşlandırma, kayıp; hepsi CSV olarak iner
- Dört yetki: görüntüleme, yazma (abone, plan, abonelik), tahsilat (tahsilat ve banka eşleme) ve yönetim (ayarlar, onay, iptal)
- Silme yok: borç ve tahsilat iptal edilir, iz kalır; önemli işlemler denetim kaydına yazılır
Birlikte çalışır
Bloklar aynı çekirdeği paylaştığı için bu bağlantılar bugün çalışıyor.
- CRM
CRM müşterilerini tek tıkla abone olarak aktarabilirsin; abonelik ve borç kayıtları Abonelik & Tahsilat’ta tutulur.
Bilmen gerekenler
- Makbuz ve ekstre resmî belge değildir; e-Fatura ya da e-Arşiv fatura yerine geçmez. Fatura gereken müşteriler için Ön Muhasebe kullanılır.
- Çevrimiçi kart ödemesi yoktur; abone portalında “öde” düğmesi yok, yalnız IBAN ve ödeme referansı görünür. Ödemeyi sen kaydedersin.
- Otomatik hatırlatma (e-posta, Telegram) kapalıdır; hatırlatmayı sen listeden WhatsApp, kopyalama ya da tek kişiye e-postayla yaparsın. SMS yoktur.
- Banka bağlantısı otomatik değildir; ekstreyi sen yüklersin.
- Otomatik gecikme bedeli yoktur; gerekiyorsa tek seferlik borç olarak yazılır. Otomatik iade de yoktur.
Altındaki ortak çekirdek
Her blokta aynı: kullanıcı, yetki, güvenlik ve kayıt.
- Şirketine ayrılmış alan
- Her şirketin verisi diğerlerinden yalıtılmış; kendi adresinde çalışır.
- Uygulama bazında rol ve yetki
- Her kullanıcıya her uygulama için ayrı rol; yönetici yalnız ekibini görür.
- İki adımlı doğrulama
- E-posta ile gelen kod; şirket bazında açılır.
- Denetim kaydı
- Kim, neyi, ne zaman değiştirdi — kayıtlı.
- Verin nerede duracak, sen seç
- Varsayılan AWS Frankfurt (AB); istenirse AWS İstanbul (Türkiye) ya da kendi sunucun (on-prem).
- Üç dilde arayüz
- Türkçe · English · Azərbaycanca.
Sırada
Planlanan, henüz canlı değil.- Çevrimiçi kart ödemesi ve portaldan ödeme
- Otomatik hatırlatma (e-posta, Telegram); hukuki inceleme tamamlanınca